Witryny obszaru roboczego spotkania — informacje

W przeszłości takie czynności, jak wpisywanie planu spotkania czy dołączanie dokumentów do zaproszenia na spotkanie, wykonywało się w programie obsługującym kalendarz i pocztę. Teraz informacje te można umieścić w witrynie obszaru roboczego spotkania, aby zaproszone osoby mogły swobodnie do nich zaglądać, edytować je i dodawać własne informacje (w zależności od uprawnień).

1 Zamiast wpisywać plan spotkania w wezwaniu na spotkanie…

2 …i zamiast dołączać do niego dokumenty…

3 …dodaj łącze prowadzące do witryny obszaru roboczego spotkania.

1 Gdy osoba zaproszona klika łącze…

2 …w jej przeglądarce zostanie otwarta witryna obszaru roboczego spotkania, w którym będzie ona mogła pracować z planem spotkania, dokumentami i innymi informacjami dotyczącymi spotkania.

Centralizacja informacji oznacza, że użytkownicy mogą wspólnie pracować nad zawartością, że mają dostęp do najbardziej aktualnej wersji informacji i że nie trzeba wysyłać pocztą elektroniczną dużych plików za każdym razem, gdy coś się zmieni.

Witrynę obszaru roboczego spotkania można tworzyć z różnych miejsc, jeśli w używanej lokalizacji intranetowej lub internetowej jest dostępny program Windows SharePoint Services i istnieje nadrzędna witryna programu SharePoint, poniżej której można utworzyć witrynę obszaru. Witryny obszarów roboczych można tworzyć z programu kalendarzowo-organizacyjnego zgodnego z programem Windows SharePoint Services, takiego jak Microsoft Office Outlook 2003, z istniejącej witryny obszaru roboczego spotkania (choć nie można utworzyć witryny obszaru roboczego jako podwitryny istniejącej witryny obszaru roboczego spotkania), z witryny programu Windows SharePoint Services lub programu Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 działającej w intranecie albo z zewnętrznej witryny, w której działa program Windows SharePoint Services. W przypadku witryn obszarów roboczych tworzonych wewnątrz firmy można zapraszać dowolne osoby mające poprawne adresy e-mail, ale tylko do witryny obszaru roboczego, która znajduje się w tej samej zaufanej domenie. W przypadku witryn obszarów roboczych tworzonych w witrynach zewnętrznych można zapraszać dowolne osoby, które mają poprawne adresy e-mail.

Interakcja między zaproszeniem pocztowym a witryną obszaru roboczego różni się w zależności od używanego programu pocztowego. Jeśli do tworzenia witryny obszaru roboczego spotkania używa się programu Office Outlook 2003 i konta pocztowego na serwerze Microsoft Exchange Server, łącze do witryny obszaru roboczego spotkania jest dodawane automatycznie do treści wezwania na spotkanie. Program Outlook komunikuje się z witryną obszaru roboczego, dodając automatycznie do witryny obszaru roboczego temat, nazwy uczestników, datę, godzinę i lokalizację z wezwania na spotkanie. Jeśli nazwy uczestników, data, godzina lub lokalizacja później zostaną zmienione w programie Outlook, program Outlook automatycznie zaktualizuje te informacje w witrynie obszaru roboczego spotkania.

Uwaga  Jeśli zostanie zaktualizowana lista uczestników z witryny obszaru roboczego, należy przełączyć z powrotem do programu Outlook w celu zaktualizowania tych informacji w wezwaniu.

W przypadku programu pocztowego innego niż Outlook więcej informacji można znaleźć w jego dokumentacji lub od administratora systemu.

Witryna obszaru roboczego składa się z jednej lub wielu stron zawierających szczegóły spotkania oraz listy informacji typowych dla planowania i przeprowadzania spotkania czy powracania do poruszonych na nim spraw. Do typowych list obszaru roboczego spotkania należą: Cele, Plan spotkania, Uczestnicy, Decyzje i Zadania. Oprócz list można dodawać biblioteki dokumentów i biblioteki obrazów, w których użytkownicy mogą przechowywać materiały związane ze spotkaniem. Listy i biblioteki, które pojawiają się domyślnie na stronie głównej, zależą od szablonu wybranego podczas tworzenia witryny obszaru roboczego.

Na stronie głównej (lub dowolnej nowo dodanej stronie) informacje są podzielone na części zwane składnikami Web Part. Składniki Web Part odpowiadają każdej liście i bibliotece oraz wszystkim innym typom informacji dodawanych do witryny obszaru roboczego.

Jeśli witryna obszaru roboczego nie zawiera wszystkich potrzebnych informacji lub jeśli układ bądź wygląd utworzonej witryny obszaru roboczego jest nieodpowiedni, można go dostosować.

1 Tytuł, data, godzina i lokalizacja spotkania

2 Karty stron

3 Menu umożliwiające dostosowywanie witryny obszaru roboczego

4 Plan spotkania wyświetlony w składniku Web Part

5 Biblioteka dokumentów wyświetlona w składniku Web Part

Jeśli użytkownik korzysta z komunikatora internetowego zgodnego z programem Windows SharePoint Services, takiego jak Microsoft Windows Messenger, Microsoft MSN Messenger lub Microsoft Exchange Instant Messaging Service, może z niego korzystać z poziomu listy Uczestnicy w witrynie obszaru roboczego do komunikacji z innymi uczestnikami. Jeśli jakiś uczestnik jest w trybie online, można go poprosić, aby przeszedł do witryny obszaru roboczego, i pracować wspólnie z nim.

Spotkanie, dla którego została utworzona witryna obszaru roboczego, nie odbywa się w witrynie obszaru roboczego spotkania. Samo spotkanie odbywa się w świecie rzeczywistym — osobiście, przez telefon czy za pomocą programu telekonferencyjnego, takiego jak Microsoft Windows NetMeeting. W czasie spotkania można oglądać i aktualizować witrynę obszaru roboczego. Można na przykład aktualizować listę uczestników, zaznaczając, kto faktycznie uczestniczy w spotkaniu, uzupełniać listę decyzji, śledzić zadania i publikować protokół z zebrania  — kompletny zapis spotkania, do którego będzie można się odwoływać w przyszłości.