| |||||
| |||||
Nowe opcje administracyjne w programie Microsoft Windows SharePoint Services umożliwiają automatyczne wysyłanie uwag do właścicieli zbiorów witryn z żądaniem potwierdzenia, że ich zbiory witryn są używane. Można też usuwać niepotwierdzone zbiory witryn automatycznie. Wymienione funkcje umożliwiają kontrolowanie grupy nieużywanych witryn sieci Web na serwerze.
Używanie potwierdzeń przypomina alerty. Utworzony zbiór witryn program Windows SharePoint Services dodaje do bazy danych i rejestruje jako aktywną witrynę. Po określonym czasie program Windows SharePoint Services wysyła do właściciela zbioru witryn wiadomość e-mail z powiadomieniem proszącym właściciela o ponowne aktywowanie lub usunięcie nieużywanego zbioru witryn. Powiadomienie e-mail zawiera łącza, służące albo do potwierdzenia, że zbiór witryn jest aktywny, albo do usunięcia zbioru witryn. Wysłanie powiadomienia przez program Windows SharePoint Services może dać trzy wyniki:
Można używać automatycznego usuwania niepotrzebnych zbiorów witryn bez udziału administratora i bez mechanizmu tworzenia kopii zapasowych. Aby zapobiec usunięciu zbioru witryn bez powiadomienia, należy włączyć potwierdzenia użycia zbioru witryn przed włączeniem automatycznego usuwania. Ponadto program Windows SharePoint Services powinien zawsze wysłać do właściciela zbioru witryn co najmniej dwie uwagi z żądaniem potwierdzenia, zanim usunie zbiór witryn. Możliwe jest skonfigurowanie automatycznego usuwania za pomocą stron administracji centralnej programu SharePoint lub za pomocą wiersza polecenia. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z zestawem Windows SharePoint Services Resource Kit. Oprócz podstawowej ochrony włączonej jako domyślna, zalecane jest rozważenie następujących najważniejszych wskazówek:
Domyślnie twórca zbioru witryn jest wymieniony jako jego właściciel. W zależności od konfiguracji, użytkownik musi też określić kontakt pomocniczy dla zbioru witryn. Program Windows SharePoint Services automatycznie wysyła powiadomienia z żądaniem potwierdzenia do właściciela zbioru witryn i kontaktu pomocniczego, jeśli jest taki.
Na przykład, jeśli właściciel zbioru witryn jest niedostępny przez cztery tygodnie, a program Windows SharePoint Services usunie zbiory witryn po czterech cotygodniowych potwierdzeniach, program Windows SharePoint Services może usunąć zbiór witryn, nie dając właścicielowi szansy, aby mógł potwierdzić jego używanie. Po włączeniu tej funkcji wewnątrz firmy, należy się upewnić, że podczas konfigurowania interwałów dla potwierdzeń i usuwania zostały uwzględnione zasady firmy dotyczące urlopów i nieobecności w pracy.
Na przykład, jeśli skonfigurowano potwierdzanie i automatyczne usuwanie w piątym dniu miesiąca, należy tworzyć kopię zapasową serwera w czwartym dniu miesiąca. Aby zautomatyzować ten proces, należy utworzyć w programie Microsoft SQL Server proces przechowywany, aby automatycznie sprawdzać tabelę witryn i tworzyć kopie zapasowe elementów, których usunięcie zaplanowano.
Zalecane jest skonfigurowanie następujących ustawień kontrolujących odstępy czasu między potwierdzeniem użycia zbioru witryn i automatycznym usunięciem:
Wartość początkowego powiadomienia kontroluje czas wysłania do zbioru witryn przez program Windows SharePoint Services pierwszego wezwania do potwierdzenia. Wartość ta nie kontroluje częstotliwości powiadomień, lecz tylko liczbę dni zwłoki przed pierwszym powiadomieniem.
Wartość częstotliwości ma wpływ na to, jak często program Windows SharePoint Services sprawdza serwer oraz jak często program Windows SharePoint Services wysyła żądania potwierdzenia. Jeśli zostanie ustawiona częstotliwość tygodniowa, program Windows SharePoint Services będzie sprawdzać serwer co tydzień; program Windows SharePoint Services będzie też wysyłać powiadomienia tygodniowe, natychmiast po sprawdzeniu serwera.
Zmienianie tego czasu powinno być zgodne z otoczeniem. Jeśli na przykład większość użytkowników pracuje w trybie online i używa serwera w ciągu dnia, należy wyznaczyć godziny nocne, gdy serwer nie jest tak zajęty.
Należy ustalić taką liczbę, która zapewni otrzymanie powiadomienia przez właścicieli zbioru witryn, zanim program Windows SharePoint Services usunie zbiór witryn. Liczba powiadomień powinna zależeć też od częstotliwości, dlatego jeśli określono codzienne sprawdzanie z trzydziestoma przypomnieniami przed usunięciem, program Windows SharePoint Services będzie powiadamiać właściciela zbioru witryn codziennie przez miesiąc, zanim usunie zbiór witryn.
Czasy należy konfigurować zgodnie z wymaganiami firmy. W dużych firmach, w których użytkownicy przechowują dane przez długie okresy czasu, należy określić dłuższe interwały. Można na przykład wysyłać powiadomienia po 180 dniach, powtarzać powiadamianie co miesiąc i usuwać po sześciu miesiącach bez potwierdzenia. Jeśli na serwerze znajdują się darmowe witryny klientów firmy, można skrócić te interwały. Na przykład wysyłać powiadomienia po 45 dniach, powtarzać powiadamianie co tydzień, usuwać po czterech tygodniach. Jeśli na serwerze znajdują się płatne witryny klientów firmy, funkcji tej można nie używać, chyba że istnieje strategia automatycznego tworzenia kopii zapasowych, umożliwiająca odtworzenie witryn na żądanie.
Poniższa tabela pokazuje każde z tych ustawień, tak jak są wyświetlane na stronie Konfigurowanie autousuwania i potwierdzania użycia zbioru witryn, oraz ich wartości domyślne i minimalne.
| Ustawienie | Wartość domyślna | Wartość minimalna |
|---|---|---|
| Rozpocznij wysyłanie powiadomień ___ dni po utworzeniu zbioru witryn lub potwierdzeniu użycia | 90 dni | 30 dni |
| Sprawdź, czy istnieją nieużywane zbiory witryn i wyślij powiadomienia <codziennie, cotygodniowo lub comiesięcznie> i uruchom sprawdzanie o godzinie <godzina> | Cotygodniowo
00:00 |
Codziennie |
| Usuń zbiór witryn po wysłaniu ___ powiadomień | 4 | Codziennie: 28 Cotygodniowo: 4 Comiesięcznie: 2 |
W scenariuszu używającym powyższych wartości domyślnych program Windows SharePoint Services wysyła pierwsze powiadomienie po 90 dniach. Program Windows SharePoint Services wysyła dodatkowe powiadomienia co tydzień przez pięć dodatkowych tygodni. W szóstym tygodniu po pierwszym powiadomieniu, jeśli właściciel zbioru witryn lub kontakt pomocniczy nie potwierdzi używania zbioru witryn, program Windows SharePoint Services usuwa zbiór witryn. Jeśli w dowolnym momencie właściciel zbioru witryn lub kontakt pomocniczy potwierdzi używanie zbioru witryn, program Windows SharePoint Services zresetuje licznik i nie wyśle kolejnego powiadomienia e-mail przez 90 dni.
Uwaga Jeśli z jakiegoś powodu program Windows SharePoint Services nie może wysłać powiadomienia e-mail, program Windows SharePoint Services nie zwiększa licznika. Na przykład, jeśli program Windows SharePoint Services wyśle trzy powiadomienia i nie może wysłać czwartego, wartość licznika nie zwiększa się do czasu, aż program Windows SharePoint Services pomyślnie wyśle czwarte powiadomienie.
Zadania czasowe, takie jak funkcja potwierdzania i automatycznego usuwania, wykonuje usługa Microsoft SharePoint Timer. Określone tu wielkości czasu i interwały podlegają tym samym regułom, co każde inne zadanie wykonywane za pomocą usługi SharePoint Timer w programie Windows SharePoint Services.