Konfigurowanie bibliotek dokumentów obsługujących pocztę e-mail — informacje

Program Microsoft Windows SharePoint Services udostępnia możliwość łączenia bibliotek dokumentów z folderem publicznym opartym na programie Microsoft Exchange 2000 lub nowszym. Dokumenty dołączone do wiadomości w folderze publicznym mogą być wstawiane automatycznie do biblioteki dokumentów; następnie biblioteka dokumentów wyświetli dokument, oraz adres nadawcy, wiersz tematu, datę i godzinę wstawienia załącznika do biblioteki dokumentów. Należy zauważyć, że tekst główny wiadomości e-mail nie jest zachowany. Pozostaje w folderze publicznym ale nie jest przenoszony do biblioteki dokumentów.

Użytkownik może po prostu wysłać wiadomość e-mail do folderu publicznego, z dokumentem w postaci załącznika, a dokument zostanie automatycznie dodany do właściwej biblioteki dokumentów w witrynie SharePoint. Na przykład, jeśli jest używany szablon XML do przechowywania informacji o fakturach, użytkownik mógłby wypełnić fakturę XML i wysłać ją do folderu publicznego. Plik XML jest następnie przesyłany do biblioteki dokumentów i może być dostępny w większych raportach o fakturach lub do łatwego odzyskania.

Zabezpieczanie poczty e-mail i biblioteki dokumentów — informacje

Ponieważ funkcja ta opiera transportowanie dokumentów na wiadomościach e-mail, używa takich samych reguł zabezpieczeń, jak wiadomości e-mail. Przed włączeniem tej funkcji trzeba sobie uświadomić następujące problemy i słabości:

• Ponieważ wiadomości e-mail mogą przechodzić przez zapory, zewnętrzni użytkownicy mogą używać tej metody do wysyłania dokumentów do wewnętrznej witryny SharePoint. Jest to użyteczne w wielu scenariuszach, np. w przypadku wysyłania raportów o wydatkach, ale może też otworzyć witrynę dla wiadomości-śmieci lub niechcianych reklam. Aby uzyskać informacje na temat kontrolowania niechcianych reklam w folderach publicznych, zajrzyj do dokumentacji programu Exchange 2000 Server.
• Wiadomości e-mail mogą przenosić dokumenty zawierające wirusy, dlatego jest możliwe, że dokument z wirusem dostanie się do witryny. Jednak dokumenty wstawione do biblioteki dokumentów za pomocą załączników e-mail, mogą być skanowane w poszukiwaniu wirusów tak jak inne dokumenty w bibliotekach dokumentów. Aby uzyskać więcej informacji na temat skanowania w poszukiwaniu wirusów w programie Windows SharePoint Services, zobacz temat Ochrona przed wirusami — informacje.
• Ponieważ adresy e-mail mogą być fałszywe, adres nadawcy jest zachowywany we właściwościach dokumentu i wyświetlany w bibliotece dokumentów. Należy mieć tyle samo zaufania do adresu nadawcy, ile do innych adresów e-mail.
• Aby funkcja ta mogła działać, biblioteki dokumentów zezwalają na anonimowe wstawienia z załączników wiadomości e-mail. Nie jest możliwe kontrolowanie osób, które mają uprawnienia do dodawania dokumentów załączników do tej biblioteki dokumentów. Można jednak kontrolować osoby, które mogą dodawać dokumenty bezpośrednio do biblioteki dokumentów, oraz osoby, które mają uprawnienia do wysyłania do folderu publicznego za pomocą narzędzi zarządzania użytkownikami programu Exchange Server.
• W przypadku folderów publicznych lub bibliotek dokumentów istnieje niebezpieczeństwo, że złośliwy użytkownik mógłby dodać tak wiele dokumentów, że możliwości magazynowania witryny lub serwera zostałyby wyczerpane, blokując dostęp do witryny lub serwera innym użytkownikom. Należy się upewnić, że można kontrolować listę użytkowników z dostępem do folderu publicznego i rozważyć używanie przydziałów do kontrolowania rozmiarów witryny. Aby uzyskać więcej informacji o przydziałach, zobacz temat Przydziały i blokowanie — informacje.

Funkcja ta jest zgodna z regułami blokowanych rozszerzeń plików dla biblioteki dokumentów. Dokumenty z rozszerzeniami plików, które są blokowane na poziomie serwera, są też blokowane przy dodawaniu do bibliotek dokumentów obsługujących pocztę e-mail. Na przykład plik z rozszerzeniem exe wysłany do folderu publicznego nie zostanie przesłany do biblioteki dokumentów. Aby uzyskać więcej informacji o blokowanych typach plików, zobacz temat Konfigurowanie blokowanych typów plików.

Zasady działania

Usługa Microsoft SharePoint Timer kontroluje, kiedy folder publiczny jest sprawdzany pod kątem nowych dołączonych dokumentów. Po uruchomieniu zdarzenia usługi Timer jest sprawdzany folder publiczny i nowe dokumenty są wstawiane do biblioteki dokumentów. Usługa SharePoint Timer po prostu wstawia dokumenty, ale nie aktualizuje, nie zastępuje ani nie usuwa dokumentów. Jeśli ten sam dokument jest dodawany do folderu publicznego więcej niż raz, dokument ten pojawi się więcej niż raz w bibliotece dokumentów. Jednak każdy dokument w bibliotece dokumentów będzie miał unikatową nazwę pliku (nazwa jest generowana automatycznie przez dodanie liczby na końcu nazwy pliku; np. plik.doc po ponownym dodaniu będzie miał nazwę plik1.doc).

Funkcji tej można używać z dowolną biblioteką dokumentów lub listą opartą na szablonie biblioteki dokumentów, np. niestandardową biblioteką dokumentów, z wyjątkiem biblioteki obrazów, która nie jest obsługiwana. Dane wysłane do biblioteki dokumentów razem z dokumentem są niezmienne. Podczas wstawiania dokumentów dodatkowe pola (nawet pola wymagane) określone we właściwościach biblioteki dokumentów są ignorowane.

Zarządzanie folderem publicznym

Przed włączeniem tej funkcji należy skonfigurować folder publiczny serwera Exchange Server do pracy z programem Windows SharePoint Services. Po skonfigurowaniu funkcji konieczne są dalsze zadania administracyjne dotyczące folderu publicznego w programie Exchange.

Aby używać tej funkcji, za pomocą narzędzi administracji programu Exchange 2000 Server należy wykonać następujące czynności:

• Utworzenie foldera publicznego.
• Należy udzielić dostępu do odczytu do odpowiednich kont puli aplikacji programu Windows SharePoint Services. W przypadku używania tylko jednego konta dla wszystkich serwerów wirtualnych należy udzielić dostępu dla tego konta. W przypadku używania oddzielnych kont dla każdego serwera wirtualnego należy udzielić dostępu dla kont serwera wirtualnego do odpowiednich folderów publicznych.

  Jeśli użytkownik woli nie udzielać dostępu do kont puli aplikacji, to może kontu użytkownika anonimowego dać dostęp do do odczytu folderu publicznego. Jest to mniej bezpieczna metoda od udzielania dostępu do konta puli aplikacji.

• Należy określić, której liście dystrybucyjnej poczty e-mail umożliwić ogłaszanie w folderze publicznym i udzielić tej liście dystrybucyjnej odpowiedniego dostępu folderu publicznego. Należy zauważyć że konieczne będzie umożliwienie folderowi publicznemu otrzymywane poczty e-mail. Nie jest to włączone domyślnie, dlatego administrator serwera Exchange 2000 Server będzie musiał utworzyć adres e-mail dla folderu publicznego.
• Kontynuowanie folderem publicznym i dostępem do folderu publicznego.

Aby uzyskać więcej informacji o zarządzaniu folderami publicznymi i dostępem użytkowników w programie Exchange 2000, zajrzyj do dokumentacji programu Exchange 2000 Server.

Włączanie dostępu e-mail do bibliotek dokumentów

Aby włączyć tę funkcję, trzeba być administratorem serwera lokalnego lub członkiem grupy administratorów programu SharePoint. Funkcje włącza się przez wprowadzenie nazwy serwera Exchange na stronie ustawień ogólnych serwera wirtualnego. Po włączeniu tej funkcji dla serwera wirtualnego każdy administrator witryny na serwerze wirtualnym może włączyć tę funkcję dla biblioteki dokumentów w swojej witrynie.

Tematy pokrewne

Konfigurowanie bibliotek dokumentów obsługujących pocztę e-mail

Ochrona przed wirusami — informacje

Przydziały i blokowanie — informacje

Konfigurowanie blokowanych typów plików